Toto je návod pre CFOs, ako zprehľadniť IT náklady zahalené rúškom tajomna. Ak túžite vedieť, na čo vaši ITčkári míňajú, jedna cesta je dať ich do cloudu: či už verejného, alebo privátneho.

Historicky boli IT systémy najprv jedno-účelové a tak sa dalo presne povedať, čomu a komu slúžia. Potom ale prišla éra centralizovaných IT oddelení, multi-užívateľských OS a zdieľaných serverov, ktoré fungujú na hocičo a po sieti slúžia hocikomu a viacerým naraz. Z pohľadu úžitku sa IT náklady následne zahalili vrstvou hmly a aj vo firmách, kde tvoria podstatnú časť nákladov, nie je často jednoznačne vyčíslené, na čo presne slúžia.

Firmy pritom majú už dávno zabehnutý spôsob, akým sa spoločné náklady rozrátavajú. Volá sa to activity based costing a vymysleli to v automobilovom priemysle. K zdieľaným nákladom spravia alokačný kľúč a tým ich rozrátavajú na jednotlivé “aktivity”, čo môže byť konkrétny výrobok (auto), služba, či organizačná zložka. Plat nočného strážnika, účet za elektriku, šéfova limuzína, či celo-firemný vianočný večierok sú príklady zdieľaných nákladov, ktoré sa takto férovým podielom premietnú do ceny každého vyrobeného auta. V nedávnej dobe som ako konzultant pomáhal viacerým moderným slovenským firmám zprehľadňovať náklady a čerpal som pritom z vedomostí, ktoré mi v roku 1995 na vysokej škole v Texase odovzdal môj profesor – vyslúžilý účtovník z Boeingu. Je to stará, ale stále úplne relevantná veda.

Pri určovaní alokačných kľúčov sa používa sedliacky rozum, stačí sa dookola pýtať – v akom pomere benefituje tento náklad túto konkrétnu aktivitu (výrobok)? Ak ale cielite vysokú presnosť, úmerne stúpa prácnosť. Plat nočného strážnika v automobilke je asi fér rozrátať na všetky vyrobené autá rovnomerne – veď ich všetky stráži rovnako. Účet za elektriku je možné presne merať po jednotlivých výrobných linkách, s tým už je ale dosť práce, asi na to aj treba dokúpiť elektromery, no a šéfova limuzína sa dá precízne rozrátať podľa toho, na ktorej aktivite trávil šéf najviac času, to by ale musel vyplňovať pracovné výkazy. Preto sa rozdeľovanie nákladov väčšinou zjednodušuje.

Rozrátať zdieľané IT náklady na jednotlivé aktivity je tiež zdanlivo neľahké. Veď IT potrebujú všetky zložky firmy a ktože vidí do tých veľkých serverov, ktoré naviac chvíľu rátajú to a potom zas ono. Účtovné systémy, ktoré presne vyrátajú čomu ktorý výpočtový zdroj v danom čase slúži, existujú dlho, ale až éra cloudu tomu priniesla exaktnosť a jednoduchosť.

V cloude, či už ho máte postavený u seba, alebo ste sa zverili do rúk providerovi, je to totiž ľahké. Pre cloud je billing zdieľaných zdrojov jednotlivým jeho užívateľom esenciálny. Hodinová, či minútová tarifikácia v kombinácii so self-service vytváraním a spravovaním IT služieb, dodá všetky potrebné vstupy na exaktné rozrátanie nákladov jednotlivým aktivitám.

A ešte oveľa viac: Activity based costing analyzuje len nákladovú minulosť, ale v cloude viete presne ustrážiť nákladovú prítomnosť, aj budúcnosť. Nastaviť strop, či priebeh ceny jednotlivých zdrojov konkrétnym aktivitám je totiž hračka. Môžete si dopredu vyrátať, koľko kedy maximálne môže daná aktivita zhltnúť na IT nákladoch a nastaviť si stropy.

Toto odbúrava jeden problém activity based costingu – často mudruje prineskoro. Finančné čísla chodia vo firmách s mnoho-týždňovým oneskorením, čo je neúmerné aktuálnej dynamickej dobe. Má to byť navigačný nástroj analogický budíkom na lodi – na čo je vám ale vedieť akým smerom a rýchlosťou sa hýbe vaše plavidlo – pred dvoma mesiacmi? Billing IT zdrojov v cloude povie ale všetko hneď a ešte vie aj predpovedať.

Activity based costing a manažérske účtovníctvo majú potenciál sa vďaka cloudu posunúť vpred – rýchlosťou aj presnosťou. Účtovníci sa vo firmách vďaka tomu môžu zmeniť z pasívnych štatistov, čo vylezú zo zákopov až po boji, na aktívnych dôstojníkov, živo zasahujúcich do prebiehajúcich bojov.

To by sa ale nesmelo z manažérskeho účtovníctva a activity based costingu stať vo veľkých korporáciách to, čo sa občas reálne stalo. Z finančných KPIs sa stali modly, kvôli ktorým sú manažéri ochotní švindlovať aj na oveľa horších veciach, ako sú alokačné kľúče zdieľaných nákladov. Manažérske účtovníctvo je v korporáciách skôr výsledkom šikovnej diplomacie, drsných vyjednávacích schopností, či nechutných intríg, ako férovosti a sedliackeho rozumu. Ak teda chcete prehľad v nákladoch, cloud sám o sebe vás nespasí, začnite upratovať zhora.

Chcú vôbec IT manažéri viacej prehľadnosti vo svojich nákladoch? Opar hmly nad zdieľanými systémami pôsobil roky ako teplá deka – doprial im nerušenú autonómiu. A vždy, keď začalo byť zle, stačilo finančákov odplašiť spŕškou odborných IT akronymov. V cloude to neplatí – jeho billing pochopí každý a z activity based costingu robí exaktnú vedu a nie strategické umenie.

Kontrola nad IT nákladmi nie je primárna motivácia pre vstup do cloudu. Tými sú efektivita, flexibilita a hlavne s cloudom súvisiaca agilita a bezpečnosť. Ak ale potrebujete kryštálovo zprehľadniť na čo všetko míňa vaše IT oddelenie, cloud vám to vyráta na centy.